Legyen úrrá papírjain!

Egyszerű rendszer, amellyel rendet teremthet

Nyolc éve egyik délután nem kellett volna otthon lennem, de elfeledkeztem a házi dolgozatomról, és vészesen közelgett a háromórai leadási határidő. Épp betettem a táskámba, amikor csöngettek. A kábeltévé-társaság díjbeszedője jött. A számla befizetése szerepelt a tennivalóim listáján, valahogyan mégis elmaradt... hogy is mondjam, hm, több hónapja. Sűrű bocsánatkérések közepette átnyújtottam a csekket, és haragudtam magamra a figyelmetlenségemért. Elvégre könyvtár szakos hallgató létemre hivatalból értenem illene ahhoz, hogy rendet tartsak a papírjaim között.

Azóta tanácsadó céget alapítottam, és másodmagammal két könyvet írtam az információk kezelésének lehető leghatékonyabb módjáról. Örömmel jelenthetem: ha hajlandó rászánni egy délutánt iratszervező rendszer kialakítására, önnek sem kell többé elveszett papírokat, számlákat vagy elismervényeket keresgélnie.

Nem kell hozzá más, csak néhány csomag dosszié, egy gyűrűs irattartó, illetve az alábbi meglehetősen egyszerű rendszer betartása.

Az első lépés
Tisztázza, mit kell rendbe raknia. Mindenekelőtt gyűjtse össze a lakásban szerteszét található papírokat, és halmozza fel mindet egy nagy asztalra! Valószínűleg akad majd köztük banki egyenlegértesítő, befektetésijegy-igazolás vagy efféle, születési anyakönyvi kivonat, iskolai végzettséget igazoló irat, gépkocsi-szervizkönyv, használati utasítás, újságkivágás... ugye, érti, mire gondolok?

Oszd meg és uralkodj!
Most jön a neheze. Nézze át azt, amit összehordott, és egyenként sorolja az alábbi négy kategória valamelyikébe: aktuális iratok, háztartási iratok, tartós iratok és hivatkozások.

Az aktuális iratok közé tartoznak mindazok a papírok, amelyekre folyamatosan vagy a következő egy-két hónapban szüksége lehet. Ide kerülnek a bankautomaták igazolásai, a kártyás vásárlások elismervényei, a találkozókról szóló feljegyzések, a színházjegyek, a kölcsönkért nyaralóval kapcsolatos útmutatás és így tovább.

Ennek az iratcsomónak a tárolására a legjobb egy átlátszó műanyag mappákkal teli gyűrűs irattartó. Címkézzen fel minden tasakot, így szembeötlő lesz, mi hol található (például: bankszámlakivonatok, melegétel-házhozszállítás). A határidők észben tartása végett helyezzen naptárt a dosszié elejére. Íme, máris jócskán megszelídítette az eddigi zűrzavart.

Persze nem minden való az aktuális iratok közé, különben fél méter vastag dosszié kellene. Ezért válassza külön a háztartási iratokat. Ezeket évente csak egyszer-kétszer veszi elő az ember.

Ilyenek a gépkocsi karbantartására vonatkozó iratok, a gyerek iskolai anyagai, a munkahelyével, befektetéseivel kapcsolatos papírok, a jótállások és használati utasítások.

Ezeket a dokumentumokat legalább tizenkét hónapig őrizze meg. Azután valószínűleg egy részüket kihajíthatja. A fizetési elszámolásait például megsemmisítheti, amint ellenőrizte a tárgyévi jövedelemösszesítést. Autója papírjait viszont tartsa meg mindaddig, amíg birtokolja a járművet.

A jövedelemadót érintő bizonylatokat a bevallás alapjául szolgáló időszak utolsó napjától számított hatodik év végéig köteles megőrizni.

A tartós iratok közé sorolandók a személyével kapcsolatos okmányok: a születési és házassági anyakönyvi kivonat, útlevél, végrendelet, érettségi bizonyítvány, egyetemi vagy főiskolai diploma, taj-kártya, adókártya. Ide kerülhetnek az életbiztosítással, egészség- és nyugdíjbiztosításával kapcsolatos papírok, munkahelyének éves igazolása a tb-befizetésekről és a társadalombiztosító értesítései is.

Itt a helyük azoknak a papíroknak is, amelyek a gépkocsija és a háza vagy lakása tulajdonjogát igazolják. Ezeket bankszéfben letétbe helyezheti – ilyenkor tegyen fénymásolatot a dossziéba, és tüntesse fel rajta az eredeti példány lelőhelyét.

Mostanra jelentősen megcsappant az asztalon tornyosuló irathalom. Ami maradt, az a hivatkozások közé kerül – ezek jórészt újságokból, magazinokból kivágott cikkek. Különítse el őket témánként, dugdossa dossziékba, és megkönnyebbülten felsóhajthat – immár felülkerekedett a papírtengeren.

Éves karbantartás
Évente egyszer nézze át irattárát, dobja el az idejétmúlt papírokat. Én a hivatkozások ügyében döntök a legnehezebben. Nálam az a szabály, hogy amit két évig nem használtam, attól megszabadulok.

Persze a természet törvénye, hogy valahányszor végre kiselejtezek valamit, mindjárt másnap szükségessé válik, ez azonban nem ok arra, hogy ládaszám őrizgessek javarészt haszontalan papírfecniket.

Alexandra Bradley, két idevágó könyvem társszerzője azt javasolja, ki-ki tegye fel magának a kérdést: „Mi történhet a legrosszabb esetben, ha kidobom ezt a papírt?”

Ez általában semmi szörnyű következménnyel nem jár, és az ember legtöbbször másolatot is beszerezhet, ha érintkezésbe lép az eredeti forrással.

Amikor okmányok kidobására kerül sor, Tony Mastrangelo vancouveri könyvelő és pénzügyi tanácsadó mindenkit arra int, hogy az utolsó papírt is szecskázza fel iratmegsemmisítővel vagy égesse el. Egy-egy kidobott tulajdoni lap, banki egyenlegértesítő vagy a személyi okmányok feleslegessé vált másolata sok kellemetlenséget okozhat, ha rossz kezekbe kerül,…
 

Ha a fentiekben körvonalazott egyszerű rendszert alkalmazza, garantálom, hogy többé nem kísérti az irathalom és az elveszett papírok réme. Trish Gorton a Brit Columbia-i Richmondban hat éve alakította ki családi irattárát, miután csemetéi lemaradtak a vancouveri nemzetközi gyermekfesztiválról, mert elkallódott a jegyük. Amint formát öltött és működésbe lépett Gortonék irattára, zökkenőmentesebbé vált az életük.

Másfél éve sikeresen vizsgázott rendszerük. Gortonék Angliában nyaraltak, és szükségük lett volna valami befektetési okmányra, amelyet otthon hagytak. Telefonáltak a házra vigyázó asszonynak, aki rögtön megtalálta a papírt ott, ahol lennie kellett – a háztartási iratok egyik dossziéjában.

Amint Gortonék is megtapasztalhatták, az iratok rendszerezése biztosítja, hogy az ember mindig hozzáférjen ahhoz, amire szüksége van.

Vote it up
12
Tetszett?Szavazzon rá!